CÁCH THIẾT LẬP CHART OF ACCOUNT TRONG ERPNEXT THEO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TRONG THÔNG TƯ SỐ 99/2025/TT-BTC

Để thiết lập Chart of Accounts (Hệ thống tài khoản - CoA) trong ERPNext tuân thủ theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC, bạn cần ánh xạ cấu trúc tài khoản quy định tại Phụ lục II vào cấu trúc cây tài khoản của ERPNext.

ERPNext sử dụng cấu trúc cây (Tree structure) với 5 loại tài khoản gốc (Root Types): Asset (Tài sản), Liability (Nợ phải trả), Equity (Vốn chủ sở hữu), Income (Thu nhập), và Expense (Chi phí).

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ánh xạ và thiết lập dựa trên nguồn dữ liệu từ Thông tư 99/2025/TT-BTC:

1. Cấu trúc tổng quan và ánh xạ

Bạn cần tạo các Group Node (Tài khoản nhóm) tương ứng với các loại tài khoản cấp 1 trong Thông tư, sau đó tạo các Ledger Node (Tài khoản sổ cái/chi tiết) cho các tài khoản cấp 2 hoặc chi tiết hơn.

Loại tài khoản (TT 99/2025)Root Type trong ERPNextVí dụ Tài khoản (TK)
Loại 1, 2: Tài sảnAsset111, 112, 131, 156, 211
Loại 3: Nợ phải trảLiability331, 333, 341
Loại 4: Vốn chủ sở hữuEquity411, 421
Loại 5, 7: Doanh thu & TN khácIncome511, 515, 711
Loại 6, 8: Chi phí SXKD & CP khácExpense632, 641, 642, 811, 821
Loại 9: Xác định KQKDLiability/Equity (Tạm thời)911 (Thường xử lý tự động hoặc tạo nhóm riêng)

2. Thiết lập chi tiết từng nhóm tài khoản

A. Tài sản (Assets) - Loại 1 và 2

Trong ERPNext, bạn cần thiết lập "Account Type" chính xác để hệ thống kích hoạt các tính năng liên quan (ví dụ: đối chiếu ngân hàng, quản lý kho).

• Tiền (TK 111, 112, 113):

   ◦ TK 111 (Tiền mặt): Thiết lập Account Type là Cash. Lưu ý Thông tư quy định bao gồm cả vàng tiền tệ.

   ◦ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Thiết lập Account Type là Bank. Phản ánh cả tiền Việt Nam và ngoại tệ.

   ◦ TK 113 (Tiền đang chuyển): Thiết lập trong nhóm Current Assets.

• Phải thu (TK 131, 136, 138):

   ◦ TK 131 (Phải thu khách hàng): Thiết lập Account Type là Receivable. Điều này cho phép ERPNext theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng (Party Type: Customer).

   ◦ TK 138: Lưu ý TK 1383 dùng cho Thuế TTĐB của hàng nhập khẩu.

• Hàng tồn kho (TK 15x):

   ◦ TK 152, 153, 155, 156: Thiết lập Account Type là Stock. Điều này tích hợp với phân hệ kho của ERPNext.

• Tài sản cố định (TK 211, 212, 213):

   ◦ Thiết lập Account Type là Fixed Asset. ERPNext có phân hệ quản lý tài sản riêng để tính khấu hao tự động (tương ứng TK 214).

B. Nợ phải trả (Liabilities) - Loại 3

• Phải trả người bán (TK 331):

   ◦ Thiết lập Account Type là Payable. ERPNext sẽ theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp (Party Type: Supplier).

• Thuế và các khoản phải nộp (TK 333):

   ◦ Thiết lập Account Type là Tax hoặc Chargeable.

   ◦ Tạo chi tiết cho: 3331 (GTGT), 3334 (TNDN), 3335 (TNCN).

• Dự phòng phải trả (TK 352):

   ◦ Bao gồm dự phòng bảo hành sản phẩm, công trình xây dựng và tái cơ cấu.

C. Vốn chủ sở hữu (Equity) - Loại 4

• Vốn đầu tư của chủ sở hữu (TK 411):

   ◦ Theo dõi chi tiết: 4111 (Vốn góp), 4112 (Thặng dư vốn), 4118 (Vốn khác).

• Chênh lệch tỷ giá (TK 413):

   ◦ ERPNext thường xử lý chênh lệch tỷ giá tự động qua chức năng "Exchange Rate Revaluation". Bạn cần map tài khoản này vào phần thiết lập ngoại tệ để ghi nhận lãi/lỗ tỷ giá cuối kỳ.

D. Doanh thu (Income) - Loại 5 và 7

• Doanh thu bán hàng (TK 511):

   ◦ Thiết lập là con của nhóm Direct Income (Thu nhập trực tiếp).

• Doanh thu tài chính (TK 515) & Thu nhập khác (TK 711):

   ◦ Thiết lập là con của nhóm Indirect Income (Thu nhập gián tiếp).

• Các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521):

   ◦ Trong ERPNext, bạn có thể tạo nhóm này dưới Income nhưng mang số dư nợ (hoặc thiết lập là Expense tùy cách cấu hình báo cáo), dùng để ghi nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.

E. Chi phí (Expenses) - Loại 6 và 8

• Giá vốn hàng bán (TK 632):

   ◦ Thiết lập Account Type là Cost of Goods Sold.

• Chi phí tài chính (TK 635):

   ◦ Ghi nhận lãi vay, lỗ tỷ giá, chi phí đầu tư tài chính.

• Chi phí bán hàng (TK 641) & Quản lý doanh nghiệp (TK 642):

   ◦ Thiết lập trong nhóm Indirect Expenses.

• Chi phí sản xuất (TK 621, 622, 623, 627):

   ◦ Nếu sử dụng phân hệ sản xuất của ERPNext: Các tài khoản này thường được cấu hình làm tài khoản chi phí trung gian hoặc đưa vào nhóm "Expenses Included In Valuation" để tính vào giá thành sản phẩm (TK 154/155).

• Chi phí thuế TNDN (TK 821):

   ◦ Lưu ý tạo chi tiết TK 82112 để phản ánh "Chi phí thuế TNDN bổ sung theo quy định về thuế tối thiểu toàn cầu" theo quy định mới của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

3. Lưu ý quan trọng khi vận hành trong ERPNext

1. Ngoại tệ (Foreign Currency):

   ◦ Theo Thông tư, tiền và các khoản công nợ gốc ngoại tệ phải đánh giá lại cuối kỳ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình.

   ◦ Trong ERPNext, sử dụng tính năng Exchange Rate Revaluation và trỏ tài khoản lãi/lỗ tỷ giá về TK 413 (sau đó kết chuyển sang 515/635 theo quy định).

2. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh (TK 911):

   ◦ ERPNext không yêu cầu bút toán thủ công để kết chuyển sang 911 hàng ngày. Hệ thống tính toán lãi lỗ trên báo cáo P&L theo thời gian thực.

   ◦ Cuối kỳ, bạn dùng công cụ Period Closing Voucher để chuyển lãi/lỗ từ các tài khoản Doanh thu/Chi phí sang tài khoản Lợi nhuận giữ lại (TK 421).

3. Thuế tối thiểu toàn cầu:

   ◦ Đảm bảo tạo tài khoản 82112 để theo dõi riêng khoản thuế này nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế.

4. Tài khoản chi tiết (Cấp 2, 3):

   ◦ ERPNext cho phép tạo cây tài khoản không giới hạn cấp độ. Bạn nên tạo đúng mã số (ví dụ: 1111, 1112) trong phần "Account Number" và tên tiếng Việt trong "Account Name" để đảm bảo tính nhất quán với sổ sách kế toán Việt Nam.