PHÂN BỔ CÁC CHI PHÍ CHUNG THEO THÁNG VÀO ĐỂ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN XUẤT

Trong ERPNext, việc phân bổ các chi phí chung (như tiền điện, tiền thuê xưởng, khấu hao máy móc...) phát sinh vào cuối tháng để tính chính xác giá thành sản xuất thực tế thường được thực hiện theo 2 phương pháp chính.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng cách tiếp cận:

Cách 1: Sử dụng Phiếu Chi Phí Dỡ Hàng (Landed Cost Voucher) - Khuyên dùng cho cuối tháng

Đây là cách chính xác nhất để phân bổ một khoản chi phí thực tế (ví dụ: Hóa đơn tiền điện tháng 1) vào các thành phẩm đã sản xuất trong tháng đó. Nó sẽ cập nhật lại giá trị kho (Valuation Rate) của thành phẩm.

Quy trình thực hiện:

Tập hợp dữ liệu sản xuất: Xác định các "Bút toán kho" (Stock Entry) loại Manufacture (Sản xuất) đã thực hiện trong tháng.
Tạo Phiếu Chi Phí Dỡ Hàng (Landed Cost Voucher):
Đi tới Stock > Landed Cost Voucher.
Tạo mới.
Tại mục Get Items From, chọn Stock Entry.
Nhấn nút Get Stock Entries. Một bảng lọc sẽ hiện ra, bạn chọn khoảng thời gian (từ ngày 1 đến cuối tháng) để lấy tất cả các phiếu nhập kho thành phẩm trong tháng đó lên.
Nhập chi phí cần phân bổ:
Tại bảng Taxes and Charges, bạn thêm dòng chi phí (ví dụ: Chi phí điện, Chi phí nhân công gián tiếp...).
Nhập tổng số tiền cần phân bổ vào cột Amount.
Phương thức phân bổ (Distribute Charges Based On):
Chọn Qty (Số lượng) nếu muốn chia đều theo số lượng sản phẩm.
Chọn Amount (Giá trị) nếu muốn chia theo tỷ trọng giá trị của sản phẩm (thường dùng khi sản xuất nhiều loại sản phẩm có giá trị chênh lệch lớn).
Lưu và Submit:
Hệ thống sẽ tự động tính toán và phân bổ chi phí này vào từng sản phẩm trong các phiếu nhập kho đã chọn. Giá vốn của thành phẩm sẽ tăng lên tương ứng.

Cách 2: Sử dụng Định mức chi phí vận hành (Workstation Rate) - Dành cho chi phí ước tính

Cách này giúp tính giá thành ngay tại thời điểm sản xuất (real-time) dựa trên đơn giá giờ công hoặc giờ máy dự kiến, thay vì chờ đến cuối tháng.

Quy trình thực hiện:

Cấu hình Trạm làm việc (Workstation):
Vào Manufacturing > Workstation.
Trong phần Operating Cost (Chi phí vận hành), bạn nhập chi phí cho mỗi giờ (Cost per Hour).
Mẹo: Bạn nên tính tổng chi phí chung ước tính của tháng chia cho tổng số giờ hoạt động dự kiến để ra con số này (Ví dụ: Tiền điện + Khấu hao + Lương quản lý xưởng / Tổng giờ công).
Gắn vào Quy trình (Operation & Routing):
Đảm bảo các Quy trình sản xuất (Routing) của bạn có sử dụng Workstation này và có định mức thời gian (Operation Time).
Thực hiện Lệnh sản xuất (Work Order):
Khi bạn hoàn thành Lệnh sản xuất, hệ thống sẽ tự động cộng thêm chi phí vận hành vào giá thành phẩm theo công thức: Số giờ thực tế x Chi phí vận hành/giờ.

So sánh và Lời khuyên

Đặc điểm	Landed Cost Voucher (Cách 1)	Workstation Rate (Cách 2)
Thời điểm tính	Cuối tháng (khi đã có hóa đơn thực tế).	Ngay khi sản xuất xong.
Độ chính xác	Cao (phản ánh chi phí thực tế).	Tương đối (dựa trên ước tính).
Mục đích	Dùng để điều chỉnh giá vốn cho khớp sổ sách kế toán.	Dùng để báo giá nhanh và xem lãi/lỗ tạm tính.

Chiến lược tốt nhất:

Bạn nên kết hợp cả hai. Hãy thiết lập Cách 2 (Workstation Rate) với một mức giá tiêu chuẩn để có số liệu hàng ngày. Đến cuối tháng, nếu chi phí thực tế chênh lệch quá nhiều so với chi phí tiêu chuẩn đã tính, bạn dùng Cách 1 (Landed Cost Voucher) để phân bổ phần chênh lệch đó vào hàng tồn kho.