CÁCH SỬ DỤNG LANDED COST VOUCHER TRONG ERPNEXT VÀ XỬ LÝ MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP NGOẠI LỆ

Sử dụng Landed Cost Voucher (LCV) trong ERPNext là bước quan trọng để xác định chính xác giá vốn hàng bán (COGS) và giá trị tồn kho, đặc biệt là trong các hoạt động nhập khẩu.

1. Quy trình chuẩn sử dụng Landed Cost Voucher

LCV được dùng để phân bổ các chi phí như cước vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, phí bến bãi... vào giá trị gốc của hàng hóa thay vì chỉ ghi nhận chúng là chi phí quản lý.

Các bước thực hiện:

  1. Tạo Purchase Receipt (PR) hoặc Purchase Invoice (PI): Nhập kho hàng hóa với giá mua từ nhà cung cấp.
  2. Tạo Landed Cost Voucher:
  3. Vào module Stock > Landed Cost Voucher > New.
  4. Chọn Company và ngày hạch toán.
  5. Chọn chứng từ nhập liệu:
  6. Trong bảng Purchase Receipts, chọn các PR hoặc PI mà bạn muốn phân bổ chi phí thêm vào.
  7. Lấy danh sách mặt hàng:
  8. Nhấn nút Get Items from Purchase Receipts. ERPNext sẽ liệt kê tất cả các mặt hàng từ các chứng từ đã chọn.
  9. Nhập chi phí phát sinh:
  10. Tại bảng Taxes and Charges, nhập các loại phí (ví dụ: Phí vận chuyển, Thuế nhập khẩu).
  11. Lưu ý: Tài khoản chi phí (Expense Account) ở đây thường là tài khoản trung gian (như "Phí chờ phân bổ") hoặc tài khoản công nợ nếu bạn chưa thanh toán cho bên vận chuyển.
  12. Phân bổ chi phí:
  13. Chọn Distribute Charges Based On: Theo số lượng (Qty), Giá trị (Amount), Khối lượng hoặc Thể tích.
  14. Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền phân bổ cho từng dòng hàng.

2. Xử lý các trường hợp ngoại lệ

A. Chi phí về sau (Hàng về trước, hóa đơn vận chuyển về sau)

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Hàng đã nhập kho và có thể đã bán một phần, nhưng hóa đơn vận chuyển mới gửi đến.

  • Giải quyết: Bạn vẫn tạo LCV bình thường và chọn PR cũ. ERPNext sẽ tự động tính toán lại giá trị tồn kho. Nếu hàng đã xuất bán, hệ thống sẽ tạo một bút toán điều chỉnh giá vốn hàng bán (COGS) để đảm bảo lợi nhuận được tính đúng.

B. Một hóa đơn vận chuyển cho nhiều lô hàng (Nhiều PR)

  • Giải quyết: Trong bảng Purchase Receipts của LCV, bạn có thể thêm nhiều dòng để chọn nhiều PR khác nhau. Tổng chi phí sẽ được trải đều lên tất cả các mặt hàng thuộc tất cả các PR này dựa trên tiêu chí phân bổ bạn chọn.

C. Chi phí phát sinh sau khi đã đóng kỳ kế toán

  • Giải quyết: Nếu kỳ kế toán đã đóng, bạn không nên sửa LCV vào ngày cũ. Thay vào đó, hãy hạch toán chi phí này vào tài khoản chi phí trực tiếp hoặc sử dụng Stock Reconciliation để điều chỉnh giá trị kho tại kỳ hiện tại.