CÁCH CẤU HÌNH "ITEM GROUP" ĐỂ CÁC TÀI KHOẢN KHO (152, 154, 155) TỰ ĐỘNG NHẢY ĐÚNG KHI HẠCH TOÁN

Việc cấu hình tự động hạch toán tài khoản kho (152, 155, 156...) và giá vốn (632) thông qua Nhóm mặt hàng (Item Group) là cách làm thông minh nhất trong ERPNext. Nó giúp kế toán không bao giờ phải nhớ mã tài khoản mỗi khi nhập liệu và tránh sai sót thủ công.

Dưới đây là các bước thiết lập chi tiết để hệ thống tự động nhận diện:

Bước 1: Phân loại Nhóm mặt hàng (Item Group)

Đầu tiên, bạn cần tổ chức Cây nhóm hàng (Item Group Tree) rõ ràng. Với mô hình sản xuất, bạn nên chia ít nhất 2 nhánh lớn:

  • Nguyên vật liệu (Dùng cho dừa, bao bì, phụ gia...) -> Tương ứng TK 152.
  • Thành phẩm (Dùng cho sản phẩm đã đóng gói...) -> Tương ứng TK 155.

Bước 2: Gán tài khoản cho từng Nhóm

Sau khi đã có nhóm, bạn thực hiện gán tài khoản mặc định như sau:

  1. Truy cập Stock > Item Group.
  2. Chọn nhóm bạn muốn cấu hình (ví dụ: nhóm "Nguyên vật liệu").
  3. Kéo xuống phần Defaults (Mặc định).
  4. Tại bảng Default Accounts (Tài khoản mặc định), nhấn "Add row" và điền thông tin:
  5. Company: Chọn công ty của bạn.
  6. Default Stock Account (Tài khoản kho): Chọn 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
  7. Default Cost of Goods Sold Account (Tài khoản giá vốn): Chọn 632 - Giá vốn hàng bán.
  8. Làm tương tự với nhóm "Thành phẩm", nhưng thay Default Stock Account bằng 155 - Thành phẩm.
Lưu ý: Khi bạn tạo một Mặt hàng mới (Item), chỉ cần chọn đúng "Item Group", hệ thống sẽ tự động thừa hưởng các tài khoản này. Bạn không cần cài đặt lại trên từng sản phẩm.

Bước 3: Cấu hình Tài khoản Chi phí dở dang (154)

Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) hoạt động hơi khác một chút. Trong ERPNext, 154 thường không gắn trực tiếp vào Item, mà gắn vào Kho (Warehouse) hoặc Cài đặt chung.

Để luồng hạch toán sản xuất chạy đúng (Nợ 154 / Có 152 khi xuất vật tư):

  1. Vào Stock > Warehouse.
  2. Tìm kho Work In Progress (Kho đang sản xuất/Kho dở dang) mà bạn đang dùng trong Lệnh sản xuất.
  3. Mở kho đó ra, tìm mục Accounts.
  4. Tại trường Account, chọn 154 - Chi phí SXKD dở dang.

Kết quả luồng hạch toán tự động

Sau khi thiết lập xong 3 bước trên, quy trình sản xuất của bạn sẽ tự động sinh bút toán chuẩn như sau mà không cần can thiệp thủ công:

  1. Khi Xuất kho nguyên liệu để sản xuất (Stock Entry - Material Transfer for Manufacture):
  2. Hệ thống nhìn vào Item Group của nguyên liệu -> Lấy TK 152.
  3. Hệ thống nhìn vào Kho đích (Work In Progress) -> Lấy TK 154.
  4. Bút toán: Nợ 154 / Có 152.
  5. Khi Nhập kho thành phẩm (Stock Entry - Manufacture):
  6. Hệ thống nhìn vào Kho nguồn (Work In Progress) -> Lấy TK 154 (để giảm dở dang).
  7. Hệ thống nhìn vào Item Group của thành phẩm -> Lấy TK 155 (để tăng kho thành phẩm).
  8. Bút toán: Nợ 155 / Có 154.
  9. Khi Bán hàng (Delivery Note / Sales Invoice):
  10. Hệ thống nhìn vào Item Group thành phẩm -> Lấy TK 155 (giảm kho) và TK 632 (tăng giá vốn).
  11. Bút toán: Nợ 632 / Có 155.